Al momento de emprender un negocio es muy importante definir cuál es el sistema de comunicación principal (Chat, Video-llamadas, Llamadas, SMS, Radio Teléfonos, Etc.) y plataforma de correo electrónico que se utilizará en la empresa, tanto para mantener comunicados a los empleados como para tener una buena comunicación con clientes y proveedores.
Algunas empresas deciden implementar sus propios sistemas de comunicación internos con el objetivo de utilizar una herramienta que se adapte justo a sus necesidades. Sin embargo, por razones de costos y sobre todo practicidad, las mayorías de las PYME se arriesgan a utilizar un sistema de comunicación comercial ya existente como por ejemplo Hotmail (Outlook.com), Yahoo! y Gmail.
Pero independientemente del sistema de correo que decida la PYME utilizar, es una decisión fundamental la forma en la que se accede a los buzones corporativos ya que de esta forma se estaría evitando muchísimos problemas a largo plazo. Nuestra recomendación apunta a utilizar un Cliente de correo como por ejemplo MICROSOFT OUTLOOK dado que por medio de un Administrador como este obtendrá los siguientes beneficios que no le dará una Interface Web ni mucho menos una aplicación móvil.
VENTAJAS
ACCESO A LOS MENSAJES RECIBIDOS/ENVIADOS SIN CONEXIÓN
Una vez es recibido o enviado un mensaje de correo, este queda hospedado de forma local en archivos .pst, permitiendo al usuario acceder a cualquier mensaje aún si la conexión a Internet no está disponible.
MAYOR VELOCIDAD DE GESTIÓN
Redactar un correo en un Cliente como Microsoft Outlook equivale a redactar un documento en Microsoft Outlook, ya que al ser un Cliente perteneciente al paquete de Oficinas más utilizado en el mundo, ofrece las mismas facilidades de redacción que ofrece Word (Formatos a Textos, Inserción de Imágenes, Etc).
ACCESO INSTANTANEO AL CORREO
Gestionar un email con Microsoft Outlook le brinda la posibilidad de configurar una o muchas cuentas de correo electrónico y olvidarse de ingresar contraseñas para acceder a sus mensajes.
ESPACIO DE ALMACENAMIENTO DE CORREO PRÁCTICAMENTE ILIMITADO
Microsoft Outlook descarga los correos al duro del computador y los empaqueta en archivos .pst que crecen hasta que la capacidad del disco duro del computador del Cliente, lo permita. En otras palabras, el tamaño de un correo gestionado con Microsoft Outlook, es directamente proporcional a la capacidad de almacenamiento del computador donde esté instalado.
De esta forma, no tendrá que pensar en eliminar correos por muy antiguos o pesados que estos sean.
SINCRONIZACIÓN CON ANDROID
Configurar Microsoft Outlook para trabajar de maneja sincronizada con un Smartphone desde el cual también se accede a su correo corporativo es posible gracias al protocolo IMAP, con el cual podrá revisar correos enviados desde el computador en el Smartphone y viceversa.
INTEGRA UNA HERRAMIENTA DE CALENDARIO Y AGENDA DE REUNIONES.
Microsoft Outlook originalmente fue pensado como un Agendador de Reuniones, de hay que su Calendario sea el más completo y la herramienta número uno para los empresarios y profesionales que les gusta tener todo bajo control.
DESVENTAJAS
NO ES GRATIS
Esta es la única desventaja de administrar un correo electrónico corporativo con Microsoft Outlook dado que su valor puede escapar de las manos de un Profesional Independiente. Pero lo bueno es que hoy por hoy, al comprar un equipo Windows, este incluye una licencia Home Edición o Estándar que permite hacer uso de la Suite Ofimática más famosa y utilizada en el mundo.
Los entornos Web de los correos electrónicos han evolucionado muchísimo, pero NUNCA llegarán a ser más rápidos y eficientes que MICROSOFT OUTLOOK, que recordemos, hace de cualquier correo electrónico, un verdadero Agendador Corporativo.
